La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un servizio che, grazie ad un insieme di strumenti tecnologici e informatici configurati e gestiti sulla base di una precisa normativa, conferisce pieno valore legale alla trasmissione di un messaggio e-mail da un mittente ad un destinatario come una tradizionale raccomandata A/R. Tutto questo, ovviamente, se la comunicazione avviene tra due caselle PEC.
Dal punto di vista dell'utente finale, l’esperienza d’uso di una casella di posta elettronica certificata non si discosta da quella di casella di posta elettronica ordinaria; ciò che cambia sono i “meccanismi tecnologici” di comunicazione tra sistemi e l’introduzione del concetto di “certificazione tramite ricevute” scambiate dai Gestori PEC mittente e destinatario. La posta elettronica certificata, per essere tale, deve rispettare le specifiche tecnico-normative di riferimento emanate dagli organismi competenti che ne stabiliscono le caratteristiche, la validità legale e le modalità di utilizzo. Il servizio di PEC è sottoposto infatti alla vigilanza da parte di Agenzia per l’Italia Digitale – AgID.
Chi è obbligato ad avere una casella PEC? Le Pubbliche Amministrazioni e gli operatori finanziari per le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione in merito ad indagini finanziarie ma anche gli iscritti ad albi, professionisti ed imprese.
La procedura per creare una PEC è molto semplice ma richiede un passaggio ulteriore rispetto a quando si apre una casella di posta elettronica tradizionale.
Come è noto, i messaggi che si inviano e ricevono tramite la posta elettronica certificata hanno valore legale, per cui una delle fasi fondamentali durante il processo di attivazione è la verifica della documentazione e dell'identità del titolare della casella PEC.
Una volta registrato il nome della propria casella ed aver provveduto al suo acquisto, essa non diviene automaticamente attiva, occorre infatti comunicare una serie di dati riguardanti il titolare della casella e provvedere alla firma della documentazione necessaria.
Si può decidere alternativamente di stampare i documenti e rinviarli firmati via email oppure procedere online attraverso la firma digitale.
Quest'ultima soluzione consente di velocizzare il processo di verifica e quindi di ridurre i tempi di attivazione: dopo aver firmato digitalmente la documentazione la casella PEC sarà immediatamente attiva.